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副刊专栏大牌档编采手记
9:51am 23/05/2022
关丽玲/想当年的沟通艺术
作者:关丽玲(副刊副主任)

【编采手记】关丽玲/想当年的沟通艺术

去年曾在【编采手记】写过现时的沟通问题,现在许多讯息平台对话,仍然一而再被截屏广传,登上新闻流量榜。

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最近一次处理新人应征,应是两三年前的事,我还是老派的做法,先打电话给应征者约面试时间,再寄一封电邮确认细节,录取也是电话通知,尘埃落定后我才给手机WhatsApp沟通上班事宜,庆幸没遇过雷事,应征者大都应对得体,至少没有人问我怎么来报馆。

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新年期间出席一场饭局,座上有位00后公关新鲜人,因是资优生跳班,21岁已大学毕业进入职场,她听我们分享以前公关如何“三部曲”传邀请函和新闻稿给媒体,先用电邮和传真(这是什么恐龙时代的产物!),再打电话问有没有收到,新鲜人顿时目瞪口呆。

以上也不算什么,再说久远一点,新鲜人出生没几年,我已踏入社会工作,第一份工作做了一年半,至今都蛮珍惜那段时间所学的技能。那是一间有ISO品质认证、生产汽车滤清器的日资工厂,我担任营销协调员,从接订单起就要协调公司各部门如采购、生产、物流的沟通,任何的指示都必须白纸黑字发备忘录(memo)。每天来到公司,换上平底鞋,要“沟通”时就把印出来的memo交到相关部门,让签收者签名,当时电邮只跟外头公司联络。万一有新的指示,再出memo取代,各部门跑一轮。一旦遇到产品或生产过程出问题或需要问责,公司会从一开始的流程一一追查,所发出去的文件就成为程序的证据。

这种纸上沟通方式,在SOP上感受不到语气和表情,但人与人之间的接触则是有的。从新人报到被欺负、搞不清楚状况被上司责备,到后来跟同事之间可以打成一片及不舍地离开,一张张文件串起的同事爱与恨,的确是不容易的一堂课。

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来到报馆当记者,没有太多的文件束缚,只管做好采访写好报道,但沟通这事还是免不了,跟受访者、咨询和合作单位常有接洽。有了手机即时通讯平台后,沟通过程反而会越来越乱。

遇到这种情况,先想办法厘清状况,对方和自己的目的,确保理解后,再好好传达。本身有点“沟通洁癖”,自我要求做好沟通基本原则:不希望同一件事上芝麻小事要沟通无数次;整理或重写杂乱无章的讯息或对话截屏才转达;避免太多对接窗口;关我事的请让我知道;再细微一点,发新电邮不要贪方便从前封电邮转发却忘了删除之前无关系的对话,还有打字时记得把Caps Lock关掉,对方没看讯息没回复记得还有电话……

好像扯远了,我只是要谨慎,避免对话被截屏广传到无法收拾而已。

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