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副刊专栏大牌档编采手记
9:33am 12/09/2022
关丽玲/婉拒与推荐
作者:关丽玲(副刊副主任)
各式推荐表格。

在学习着如何推辞、如何推荐,怎么应对最好。

最近上报馆安排的内部培训英文沟通与电邮书写技巧课。请教讲师,要如何写好一封婉拒信。

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讲师说,要保持开放的对话,避免回复不感兴趣此类的话,先礼貌感激来信,这次不克出席,希望下次有机会出席或合作。

经常为商界授课的讲师,遇到的情境,或许跟媒体界不同。媒体常接到的包括公关公司、各领域机构的采访邀请,这层关系会一直维持,若真正不出席的原因是题材不适合,换成是我,倒想知道被拒绝的真正原因,为什么不成、未来可否做到对正媒体所需的角度。

发现自己在工作上还蛮常拒绝人,推辞不适合的采访邀约、饭局,体面的说法是人手紧缺、时间无法配合,但更多的是因为不适合,不适合才因此没有兴趣。

那你们对什么题材有兴趣?这道开放式问题,是要告知对方报纸有什么版,还是列出这一年做过的题目?(潜台词是有看报纸和网页就知道了)。很多时候是对方不了解,电邮才会发去不对的部门,或者大海撒网,冀望总有主编有兴趣。

老实的回应或许不合商业沟通礼仪,后来发现就算说明清楚了效果也不大,各机构人事流动率高,换了新人同样的问题也会不断循环。只好针对个人,快狠准地让他们知道不适合的原因,不管他以后的发展,或许可成为经验。

当然,编辑室不完全都拒人千里,很多时候遇到好题材,都乐意地接下采访任务。

近年,为几位前同事、实习生、合作过的公关当推荐人,无论是申请大学、奖学金或应征新工作,推荐人要回答种种的提问,推荐方式有他们应聘的来电问对应征者的看法,也有设好的推荐表格、问卷以及自行撰写的推荐信,写完后战战兢兢寄到指定电邮,真怕寄错误人前途。

现在不确定为人写的推荐信会不会真的加分,优缺点都提,几乎用尽了所会的英文形容词汇,但很肯定的成功与否最终是靠应征者的实力。若他们真能够成功申请,当然很高兴。

(曾经是本报副刊记者、零垃圾生活专栏作者郑凤云今天抵步苏格兰,虽然我写推荐信的大学最后没有录取她,她还是凭实力获得英国志奋领奖学金,申请到爱丁堡大学进修碳管理学硕士,恭喜她!)

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