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张惟越 | 定时对账很重要

管理共管楼宇，定时定点的进行银行对账（Bank Reconciliation）是共管楼宇非常重要的日常工作之一。这样处理可让每项入账都记录在每月的银行账单上，而管理处也可对会计系统开的收据（Official Receipt）进行审查，以确保楼宇的业务往来的记录无误，同时也可避免前线部队顺手牵羊！管理共管楼宇，定时定点的进行银行对账（Bank Reconciliation）是共管楼宇非常重要的日常工作之一。这样处理可让每项入账都记录在每月的银行账单上，而管理处也可对会计系统开的收据（Official Receipt）进行审查，以确保楼宇的业务往来的记录无误，同时也可避免前线部队顺手牵羊！近来许多管理团队都鼓励零现金（Cashless）模式来降低现金管理的纰漏，同时也减低现金管理的成本。想想看，完全无现金模式，因个人信用课题而引起的公款挪用难题也可避免了。当所有的交易都透过金融账号，定时定点审核会计记录与银行账单的对账更能让管理层从后监督检查前线工作人员是否按照标准流程细心开单。毕竟所有的交易转账都被安安稳稳地记录在银行账簿里，是另类的监督鹰眼。银行对账也给予管理层了解资金流的规模、动向，也顺带提供业主们付款的惯性行为（Pattern），定时审核会计记录与银行账单的对账亦有三大好处： [vip_content_start] 1）客观性的好处其一，定时进行银行对账让管理者获得具有可靠、可依据的会计数据，来进行数据分析。因银行账簿（Bank Statement）假不了，会计系统是人为输入，免不了有人为疏忽大意造成的错误输入导致： A）重复输入（Double Entry / Triple Entry） B）错误输入交易日（Wrongly entered payment date） C）输入资讯不齐全（Payment without Notification by owner） D）错误输入价值（Wrongly entered payment Value）以此为依据和日常的收款记录进行核对，可避免人为错误，也可警戒前线人员（Front Desk）要细心。其二，银行账簿与收款记录是两份完全独立的系统，可相互查证，也可提供客观性的信任度。 2）真实性的好处其一，银行的银行账簿可算是官方文件，从法律的角度来说：“ 银行对账单是反映银行存款实存数的一个具有法律效力的真实证明，它具有真实可靠性，可提呈为呈堂证供！” 其二，会计审计报告，需要银行的银行账簿为有力的参考资料，而这个报告也能提供正确的洞见（Insights）予管理者。让管理者可以依靠真实性的数据来规划管理楼宇，也让管理者可以预计业主支付管理费的收入的惯性来规划昂贵且关键的维护工程。 3）全面性的好处物管人要对现金流知根知底，因我们是管钱的大管家，任何大小事物，昂贵的维修，日常的保养，都需要人力财力驱动。会计的完整性，让管事的人能全面性的了解荷包的深浅。有了这个垫底的荷包，我们才能按照事物的先后急缓定个章程，再透过会议让居民参与选择，以多数服从少数的立场，把该做的事物从民意角度重新编排。最后，也是笔者最喜欢的，了解谁才是管理费拖欠者！拖欠管理费的野蛮业主，其实就是共管楼宇里的寄生虫。来个个案分析吧：刚接管一栋落在旧巴生路的公寓，笔者例行公事分析会计系统的拖欠者名单，发现这 417个个别单位的公寓被拖欠的管理费高达 RM 538,581.70 之多，平均被拖欠了 3.6个月的管理费。搞不清楚前一手是如何办事的。系统显示 318个个别单位有管理费的拖欠，这等于这楼宇内 76.3%的业主是管理费拖欠者。这非常严重，搞不清楚过去是如何活下来的？当我向管理委员报告时，我是这样表达的——拖欠者行为就像 ”水蛭“拖着管理费不缴，吸着善良业主们每月缴的费用，自私地享用着楼宇的设备。突然间，其中一位委员跳起来说。他们简直就是”寄生虫“。因为水蛭吸饱了就离开，而寄生虫会住到宿主死为止。什么是寄生虫？寄生虫（parasite）指具有致病性的低等真核生物，可作为病原体，也可作为媒介传播疾病。寄生虫特征为在宿主或寄主（host）体内或附着于体外以获取维持其生存、发育或者繁殖所需的营养或者庇护的一切生物。所以寄生虫对于宿主的关系不是共生（symbiotic）的，而是单方伤害宿主而已。 ”寄生虫“是非常自私且具高破坏性的行为！拖欠管理费的业主享用着楼宇的设备设施，却不准时缴管理费，这不是等于侵占缴费业主的利益，而自己却安然入睡吗？一点同理心都没有。所以，笔者对于追讨拖欠的物业管理费从不手软，还有它也是物管企业的重要成绩单之一！毕竟要改善楼宇的健康状况，资金是十分关键的资源，那里就有半百万（Half A Million）可以用，只要适当地按照律法向拖欠者展开追讨行动（Defaulter Action Plan）即可。

3年前

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